Hồ sơ kiểm toán là gì? Thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán là bao lâu?

Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phương tiện tin học hay bất cứ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành. Hồ sơ kiểm toán không bao hàm tất cả tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Việc lưu trữ tất cả các tài liệu, thông tin liên quan này sẽ trở thành không hiệu quả và thực tế là không thể.

Phạm vi và nội dung của từng hồ sơ kiểm toán do kiểm toán viên xác định tùy theo sự đánh giá của kiểm toán viên.

Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiếm kết luận, bảo đảm cho kiểm toán viên khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiếm của kiểm toán viên.

2. Giấy tờ cần có trong hồ sơ kiểm toán

3. Phân loại hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán thường được phân làm 2 loại chính: Hồ sơ kiểm toán chung (permanent file) và hồ sơ kiểm toán năm (current file)

Hồ sơ kiểm toán chung (tài liệu bất biến)

Hồ sơ này còn được gọi là hồ sơ thường trực.

Đây là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khác hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng.

Hồ sơ kiểm toán chung do đó thường bao gồm các dữ kiện có tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính.

Hồ sơ kiểm toán năm (Hồ sơ kiểm toán hiện hành)

Hồ sơ kiểm toán năm thường chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán của năm tài chính hiện hành.

4. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán

Thời hạn 10 năm không phải ngắn, lượng hồ sơ kiểm toán sẽ bị cộng dồn rất lớn. Do đó, các đơn vị kiểm toán cần hết sức lưu ý về thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán để lựa chọn phương thức và quy trình lưu trữ phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi nhất cũng như là tiết kiệm chi phí.

Ngoài thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán nêu trên, còn có một số quy định khác cần lưu ý nhằm đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của quá trình lưu trữ như sau:

Việc phân loại hồ sơ kiểm toán phái căn cứ vào Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán, chế độ bảo quản, bảo lưu, sử dụng, khai thác, tiêu hủy các loại hồ sơ kiểm toán phải tuân theo quy định của Tổng kiểm toán nhà nước.

Vì hồ sơ kiểm toán rất quan trọng nên khi chuyển giao cho các đơn vị khác chẳng hạn như dịch vụ lưu trữ hồ sơ phải hết sức cẩn trọng. 

Ngoài các hồ sơ nêu trên kiểm toán viên có thể thu thập thêm các tài liệu khác như: Giấy đăng ký kinh doanh, thông tin tình hình tài chính, một số thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ...

Qua bài viết trên, hy vọng các bạn có thể hiểu hơn về hồ sơ kiểm toán cũng như thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán.