ĐÁNH GIÁ NHU CẦU NHÂN SỰ (HR NEEDS ASSESSMENT)

Xác định nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai: Việc đánh giá giúp tổ chức hiểu rõ số lượng và loại nhân viên cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại và trong tương lai.
Cải thiện hiệu quả hoạt động: Khi tổ chức có đủ nhân viên với năng lực phù hợp, hiệu quả hoạt động sẽ được cải thiện.
Giảm chi phí: Việc tuyển dụng sai người có thể dẫn đến chi phí cao cho tổ chức, bao gồm chi phí đào tạo, chi phí tuyển dụng lại, v.v.
Cải thiện tinh thần của nhân viên: Khi nhân viên được làm việc trong một môi trường có đủ nguồn lực và được hỗ trợ tốt, tinh thần của họ sẽ được cải thiện.
Lập kế hoạch chiến lược: Việc đánh giá nhu cầu nhân sự giúp tổ chức lập kế hoạch chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực

ĐÁNH GIÁ NHU CẦU NHÂN SỰ: AI THỰC HIỆN, VAI TRÒ CỦA HR VÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN

1. Ai thực hiện đánh giá nhu cầu nhân sự?

Việc đánh giá nhu cầu nhân sự có thể được thực hiện bởi nhiều bên liên quan, bao gồm:Bộ phận Nhân sự (HR): HR đóng vai trò chủ đạo trong việc thu thập dữ liệu, phân tích và đưa ra các khuyến nghị dựa trên kết quả đánh giá.
Bộ phận quản lý: Các nhà quản lý trực tiếp có trách nhiệm đánh giá nhu cầu nhân sự cho bộ phận của họ.
Nhân viên: Phản hồi từ nhân viên về công việc, nhu cầu đào tạo và phát triển cũng là một nguồn thông tin quan trọng.
Công ty tư vấn: Một số tổ chức có thể thuê công ty tư vấn chuyên nghiệp để hỗ trợ việc đánh giá nhu cầu nhân sự.

Lập kế hoạch và triển khai: HR chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho quá trình đánh giá, thu thập dữ liệu, phân tích kết quả và đưa ra các khuyến nghị.Thu thập dữ liệu: HR thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như dữ liệu nhân sự hiện tại, dự báo nhu cầu kinh doanh, phản hồi từ nhân viên, v.v.Phân tích dữ liệu: HR sử dụng các công cụ và phương pháp phân tích để xác định những khoảng trống trong năng lực nhân sự hiện tại và dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai.
Lập kế hoạch hành động: HR phối hợp với các bên liên quan để lập kế hoạch hành động nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự.
Giao tiếp và báo cáo: HR chịu trách nhiệm truyền đạt kết quả đánh giá và các khuyến nghị cho ban lãnh đạo và các bên liên quan.

3. Vai trò của các bên liên quan khác:

Bộ phận quản lý: Cung cấp thông tin về nhu cầu nhân sự của bộ phận, tham gia vào quá trình đánh giá và hỗ trợ triển khai kế hoạch hành động.
Nhân viên: Cung cấp phản hồi về công việc, nhu cầu đào tạo và phát triển, tham gia vào quá trình đánh giá và đóng góp ý kiến cho kế hoạch hành động.
Công ty tư vấn: Hỗ trợ HR trong việc thu thập dữ liệu, phân tích kết quả và đưa ra các khuyến nghị.

4. Một số lưu ý khi thực hiện đánh giá nhu cầu nhân sự:

Xác định mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu của việc đánh giá cần được xác định rõ ràng trước khi bắt đầu.
Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn: Sử dụng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau để đảm bảo tính chính xác và khách quan.
Sử dụng các công cụ và phương pháp phù hợp: Lựa chọn các công cụ và phương pháp phân tích phù hợp với mục tiêu và quy mô của tổ chức.
Giao tiếp hiệu quả: Truyền đạt kết quả đánh giá và các khuyến nghị cho các bên liên quan một cách hiệu quả.
Đánh giá và cập nhật thường xuyên: Nhu cầu nhân sự của tổ chức luôn thay đổi, do đó cần đánh giá và cập nhật kế hoạch nhân sự thường xuyên.

Các phương pháp đánh giá nhu cầu nhân sự (HR Needs Assessment)

1. Phân tích dữ liệu nhân sự hiện tại:

Ví dụ:Phân tích số lượng nhân viên theo từng bộ phận, chức danh, vị trí.
Phân tích độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc của nhân viên.
Phân tích tỷ lệ nghỉ việc, tuyển dụng mới.
2. Dự báo nhu cầu kinh doanh:

Ví dụ: Phân tích kế hoạch phát triển của tổ chức trong 3-5 năm tới.
Dự báo doanh thu, lợi nhuận, thị phần.
Xác định các sản phẩm, dịch vụ mới cần phát triển.
3. Phản hồi từ nhân viên:

Ví dụ: Khảo sát ý kiến nhân viên về công việc, nhu cầu đào tạo và phát triển.
Phỏng vấn trực tiếp với nhân viên.
Tổ chức các nhóm thảo luận tập trung.
4. Phân tích mô tả công việc:

Ví dụ: Phân tích các kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí công việc.
So sánh năng lực của nhân viên hiện tại với yêu cầu công việc.
Xác định các kỹ năng cần thiết cho các vị trí công việc trong tương lai.
5. Benchmarking:

Ví dụ: So sánh nhu cầu nhân sự của tổ chức với các tổ chức tương tự trong ngành.
Tham khảo các tiêu chuẩn ngành nghề về năng lực nhân sự.
6. Lập kế hoạch kế thừa:

Ví dụ: Xác định các vị trí lãnh đạo chủ chốt trong tổ chức.
Đánh giá năng lực của nhân viên tiềm năng cho các vị trí lãnh đạo.
Lập kế hoạch phát triển cho nhân viên tiềm năng.

Ngoài các phương pháp trên, có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ đánh giá nhu cầu nhân sự như:

• Phần mềm HRIS (Human Resource Information System)
• Các bài đánh giá năng lực
• Các bài kiểm tra tâm lý

Ví dụ cụ thể về việc áp dụng các phương pháp đánh giá nhu cầu nhân sự:

Công ty A đang dự định mở rộng thị trường sang một quốc gia mới. Để đánh giá nhu cầu nhân sự cho việc mở rộng này, công ty A có thể sử dụng các phương pháp sau:

• Phân tích dữ liệu nhân sự hiện tại: Xác định số lượng nhân viên có kỹ năng ngôn ngữ và kiến thức về thị trường mới.
• Dự báo nhu cầu kinh doanh: Dự báo doanh thu và thị phần trong thị trường mới.
• Phản hồi từ nhân viên: Khảo sát ý kiến nhân viên về nguyện vọng tham gia vào thị trường mới.
• Phân tích mô tả công việc: Xác định các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho các vị trí công việc trong thị trường mới.
• Benchmarking: So sánh nhu cầu nhân sự của công ty A với các công ty khác đã thành công trong thị trường mới.

Dựa trên kết quả đánh giá nhu cầu nhân sự, công ty A có thể lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp để đáp ứng nhu cầu của thị trường mới.

Nguồn: VNHR