Ngày nay các doanh nghiệp nước ngoài luôn muốn mở rộng phạm vi hoạt động của mình không chỉ tại một địa điểm (trụ sở chính) mà còn muốn tiếp cận nhiều khách hàng mới ở những tỉnh thành khác bằng cách thành lập văn phòng đại diện (“VPĐD”). Tuy nhiên, sau khi hoàn thành việc đăng ký văn phòng đại diện tới cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nước ngoài cần phải hoàn thành các thủ tục cần thiết để đảm bảo văn phòng đại diện được đi vào hoạt động. Trong bài viết dưới đây chúng tôi chỉ tư vấn những điều cần lưu ý sau khi cấp phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
I. Tổng quan các thủ tục ban đầu sau khi được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Tiến hành hoạt động văn phòng theo các nội dung đã đăng ký tại trụ sở và thông báo cho cơ quan cấp phép;
Đăng ký khắc con dấu của văn phòng đại diện;
Treo bảng hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện;
Đăng ký mã số thuế của Văn phòng đại diện;
Thu thập và đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên;
Mở tài khoản ngân hàng;
Khai trình tình hình tuyển dụng và sử dụng lao động;
Quản lý hệ thống hồ sơ trong kinh doanh, đặc biệt là các hồ sơ, báo cáo theo quy định và yêu cầu từ các cơ quan nhà nước.
II. Đăng ký mẫu dấu
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu thì VPĐD chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền và VPDD phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng. Mẫu dấu mà VPĐD đăng ký không được vi phạm về các quy định về con dấu theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trình tự thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu hoặc nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới.
Thành phần hồ sơ:
(i) Giấy phép thành lập và hoạt động của VPĐD;
(ii) Giấy ủy quyền.
Cơ quan giải quyết: Phòng cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an thành phố Hồ Chí Minh (đối với trường hợp VPĐD được thành lập tại TP. Hồ Chí Minh
III. Mở tài khoản ngân hàng của VPĐD
VPĐD nếu muốn nhận tiền từ thương nhân, công ty mẹ ở nước ngoài để chi trả tiền lương cho người lao động hoặc các chi phí hoạt động khác của VPĐD thì VPĐD bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng. Việc văn phòng đại diện không mở tài khoản ngân hàng mà nhận tiền trực tiếp từ thương nhân nước ngoài thông qua tài khoản cá nhân của người lao động để chi trả lương hoặc các chi phí văn phòng khác là hành vi vi phạm pháp luật theo quy định về quản lý ngoại hối hiện hành tại Việt Nam.
VI. Đăng ký mã số thuế của VPĐD
Căn cứ Điều 7 Thông tư 105/2020/NĐ-CP quy định về hồ sơ đăng ký thuế đối với văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam như sau:
(i) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐK-TCT;
(ii) Bảng kê các đơn vị phụ thuộc mẫu số BK02-ĐK-TCT;
(iii) Bảng kê địa điểm kinh doanh mẫu số BK03-ĐK-TCT;
(iv) Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-ĐK-TCT (nếu có);
(v) Bảng kê các nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí mẫu số BK05-ĐK-TCT (nếu có);
(vi) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD.
Thời hạn đăng ký thuế lần đầu: 10 ngày kể từ khi được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam (Điều 33 Luật quản lý thuế 2019);
Cơ quan giải quyết: VPĐD nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi VPĐD đó có trụ sở (Điều 32 Luật quản lý thuế 2019);
V. Thông báo tình hình tuyển dụng và sử dụng lao động
VPĐD có trách nhiệm báo cáo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền về tình hình tuyển dụng, sử dụng lao động Việt Nam định kỳ (hai lần/năm) hoặc đột xuất khi có yêu cầu (căn cứ theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)
VI. Khai báo thuế
Lệ phí môn bài:
Nếu văn phòng đại diện không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.
Nếu văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ (ví dụ: liên lạc, tìm hiểu thị trường, giao dịch với khách hàng) thì phải đóng thuế môn bài
Thuế thu nhập cá nhân: Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện hàng tháng, hàng quý và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm theo quy định pháp luật Việt Nam.
Thuế nhà thầu nước ngoài: VPĐD phải nộp thuế nhà thầu (nếu có).
VII. Thực hiện xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho lao động nước ngoài
Khi VPĐD tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài thì VPĐD phải tiến hành thủ tục xin cấp phép lao động hợp lệ đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền (quy định tại nghị định 152/2020/NĐ-CP). Nếu VPĐD tự ý thuê người lao động nước ngoài làm việc mà không có giấy phép lao động thì VPĐD có thể bị phạt theo quy định của pháp luật.
VIII. Báo cáo hoạt động hằng năm
Căn cứ tại Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì trước 30/01 hàng năm, VPĐD có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. Việc nộp báo cáo trễ hạn, VPĐD có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng (theo quy định tại điểm c, khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP).
IX. Thay đổi thông tin đăng ký văn phòng đại diện
Khi VPĐD có bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD thì VPĐD phải làm thủ tục thông báo thay đổi lên Cơ quan cấp phép có thẩm quyền (tham khảo Nghị định 07/2016/NĐ-CP).
#INC
#Thảo Nguyễn
# HCM