Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đang trở thành xu hướng phổ biến đối với các doanh nghiệp nước ngoài muốn mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định pháp luật để hoạt động một cách hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá các quy định pháp luật mà các thương nhân nước ngoài cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Nội dung bài viết sẽ tập trung vào các thủ tục, điều kiện cần thiết để được cấp phép hoạt động văn phòng đại diện và quyền lợi và nghĩa vụ của văn phòng đại diện tại Việt Nam. Nếu bạn đang lên kế hoạch đầu tư vào Việt Nam hoặc đã có kế hoạch thành lập phòng đại diện tại đây, bài viết này sẽ giúp bạn có được những kiến thức cần thiết để tiếp cận thị trường Việt Nam một cách hiệu quả và đảm bảo đúng pháp luật.
1. Khái niệm
Căn cứ theo khoản 6, Điều 3 VBHN Luật Thương mại, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
* Quyền lợi và nghĩa vụ của văn phòng đại diện tại Việt Nam
Căn cứ theo Điều 17 VBHN Luật Thương mại, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có các quyền như:
- Được phép hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Được quyền thuê trụ sở; thuê, mua các phương tiện, vận dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện
- Có thể tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định.
- Các quyền khác theo quy định.
* Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện
Căn cứ Điều 18, VBHN Luật Thương mại, Văn phòng đại diện thành lập tại Việt Nam phải thực hiện các nghĩa vụ như:
- Không được thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp tại Việt Nam.
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà pháp luật về thương mại cho phép.
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài trừ những trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp giao kết hợp đồng để thực hiện quyền của Văn phòng đại diện được quy định trong Luật.
- Phải nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện định kỳ và khi có yêu cầu.
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp Luật
- Văn phòng đại diện của thương nhân không được khuyến mại hoặc thuê thương nhân khác thực hiện khuyến mại tại Việt Nam cho thương nhân mà mình đại diện. Trong một số trường hợp khác như thực hiện các hoạt động quảng cáo thương mại; tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại hay trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ của thương nhân do mình đại diện, trừ việc trưng bày, giới thiệu tại trụ sở của Văn phòng đại diện thì Văn phòng đại diện của thương nhân cũng không quyền được trực tiếp thực hiện. Chỉ trong trường hợp nếu được thương nhân ủy quyền, Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng với thương nhân cung cấp các dịch vụ trên để thực hiện.
2. Trình tự và thủ tục để thương nhân nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam
* Trình tự thực hiện:
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành) và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
* Thành phần hồ sơ:
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
Lưu ý: một số giấy tờ cần thiết phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Trên đây là những hướng dẫn cơ bản về quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cho các thương nhân nước ngoài. Tuy còn nhiều hạn chế về mặt quyền lợi cũng như đòi hỏi quy trình đăng ký thành lập nghiêm ngặt, không thể phủ nhận rằng việc thành lập và hoạt động một văn phòng đại diện tại Việt Nam có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nước ngoài như mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng mới, nắm bắt thông tin thị trường nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với việc mở văn phòng độc lập. Vì thế, để tránh những rủi ro pháp lý và đạt được những lợi ích tối đa hóa trong việc thành lập văn phòng đại diện, các thương nhân, doanh nghiệp nước ngoài cần phải nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật và cần thiết liên hệ với các đơn vị tư vấn dịch vụ pháp lý uy tín để được tư vấn trực tiếp trong quá trình thực hiện các thủ tục cần thiết.
#INC#DuyTung #HAN