Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lí hơn. Như vậy, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ thực hiện khi hóa đơn đã lập có sai sót.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hình thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
1. Hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.2. Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
Nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc bên bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì bên bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.Bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
3. Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc bên bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Nếu bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Lưu ý: Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì bên bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
- Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót:
Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.