Những quy định bắt buộc với chứng từ kế toán theo Thông tư 200

Có nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại chứng từ kế toán tùy theo mục đích quản lý: dựa trên nội dung kinh tế, theo địa điểm phát sinh (bên trong hay ngoài doanh nghiệp), theo trình tự lập (chứng từ gốc, chứng từ tổng hợp)…

• Tên và số hiệu chứng từ kế toán;
  
  
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
  
  
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
  
  
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
  
  
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
  
  
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi phải ghi rõ bằng số và bằng chữ;
  
  
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chừng từ kế toán;

Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại.

Theo Điều 120, Thông tư 200/2014/TT-BTC thì các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng dể ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.

Chứng từ kế toán (vật mang tin) có thể tồn tại dưới dạng: chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.

Có hai hình thức chứng từ kế toán là: chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn. 

• Chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ kế toán khi lập phải tuân theo quy cách biểu mẫu, phương pháp lập, cách sử dụng theo các quy định riêng, thông thường là các quy định thuế hiện hành (Ví dụ: Hóa đơn Giá trị gia tăng).
  
  
• Chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị, không cần tuân theo biểu mẫu quy định.

Các loại chứng từ kế toán theo Thông tư 200, ví dụ như: Phiếu thu/chi, giấy đi đường, bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao… đều thuộc loại hướng dẫn.

Như vậy, doanh nghiệp được chủ động tạo biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với nhu cầu quản lý của mình nhưng vẫn phải đảm bảo chứa đựng đủ các nội dung cần có trên chứng từ kế toán theo quy định của luật.

• Bộ phận kế toán lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
  
  
• Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
  
  
• Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
  
  
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
  
  
• Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
  
  
• Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

4.4. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 41, Luật Kế toán số 88, thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán tương ứng như sau:

• 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý.
  
  
• 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  
  
• Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

5. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán