Trong thời đại 4.0 ngày nay, việc các nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển qua email là điều không còn xa lạ. Thế nhưng bạn đã nắm được các quy tắc cơ bản khi gửi email ứng tuyển chưa?
Cùng theo dõi bài viết sau đây để hiểu rõ hơn nhé.
1. Tên email cá nhân
Hãy đặt tên email của bạn một cách nghiêm túc, đơn giản, chuyên nghiệp.
Đừng đặt nick name như khi bạn bạn dùng Yahoo hay chèn quá nhiều ký tự, chữ số vào địa chỉ email. Điều này sẽ khiến email của bạn mất đi tính chuyên nghiệp mà một công việc cần có.
2. Tiêu đề email
Tiêu đề email tốt nhất phải thể hiện được:
- Tên công ty mà bạn ứng tuyển
- Vị trí ứng tuyển (job title)
- Địa điểm làm việc
- Tên của bạn
Nên lựa chọn cách viết ngắn gọn, có thể sử dụng tên viết tắt của công ty, vị trí ứng tuyển. Nếu tin tuyển dụng của công ty có yêu cầu về cách đặt tên email bạn cũng lưu ý thực hiện cho đúng quy định đó nhé.
Tránh gửi một email không có tiêu đề vì như vậy nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn không có khả năng sử dụng email đấy.
Ví dụ khi ứng tuyển vào AGS bạn có thể đặt tên email như sau:
AGS - Trợ lý tiếng Nhật - Hà Nội Office - Nguyễn Văn A
3. Nội dung email
Nội dung email luôn yêu cầu đảm bảo ít nhất 3 phần sau:
a. Mở đầu
- Lời chào; lời chúc
- Giới thiệu ngắn gọn về bản thân
- Thông qua kênh nào bạn biết đến tin tuyển dụng của công ty
- Tóm tắt các nét cơ bản về bạn: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,..
- Vì sao bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này
- Cám ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem hồ sơ của bạn
- Lời chúc, lời chào kết thúc email
4. Hồ sơ đính kèm email
Lý tưởng nhất bạn hãy đính kèm theo email của mình 1 file CV duy nhất với định dạng PDF, trong đó đã gồm các file bằng cấp liên quan mà bạn muốn nhà tuyển dụng đọc.
Đừng đính kèm sau email của bạn trên 3 file đính kèm trở lên, không nhà tuyển dụng nào có thời gian để mở tất cả các file đính kèm của bạn lên để xem đâu.
Một lưu ý nhỏ là đừng gửi CV với định dạng hình ảnh hoặc Word nhé, việc lưu trữ, xem file cũng như in ấn sau này sẽ khó khăn so với định dạng PDF đấy.
Đừng quên đặt tên cho file của bạn nhé. Cách dễ dàng nhất là hãy đặt tên file giống như tiêu đề email của bạn đấy.
Ngoài ra, để tăng tính chuyên nghiệp của email, bạn có thể cân nhắc việc cài đặt chữ ký cho email của mình.
Chữ ký email có thể gồm một số thông tin cơ bản của bạn như:
- Tên
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
- Nơi bạn đang sinh sống/Trường bạn đang theo học