I. Trước khi bắt đầu:
Người ta thường nói rằng khi tạo tài liệu, đừng quá lo lắng và tạo PowerPoint từ đầu.PowerPoint là một phương tiện giao tiếp với người khác và nó đòi hỏi sự phát triển logic rõ ràng và được tổ chức tốt đằng sau nó. Trước khi tạo PowerPoint, trước tiên hãy viết ra và sắp xếp câu chuyện của bạn. Để đảm bảo đối phương hiểu rõ nội dung, hãy lập dàn ý ghi nhớ trình tự các sự kiện dẫn đến kết luận, tức là mở đầu, phát triển, phát triển và kết luận.
Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng đề xuất một cách mới để cải thiện công việc với sếp của mình.
1. Tình hình hiện tại là gì?
2. Bạn nghĩ gì về nó (trình bày câu hỏi và vấn đề)?
3. Ưu điểm và nhược điểm của việc cải tiến kinh doanh là gì?
4. Bạn có thể sử dụng những phương pháp nào để cải thiện hoạt động kinh doanh?
5. Phương pháp cải tiến đó mang lại lợi ích gì?
6. Dữ liệu hỗ trợ nó
Nếu bạn có thể vẽ dàn ý như thế này, người nghe sẽ có thể hiểu được câu chuyện mà không bị căng thẳng. Sẽ là một ý tưởng hay nếu bạn đưa bản phác thảo đã hoàn chỉnh của mình cho đồng nghiệp xem và hỏi xem họ có thể hiểu nó dễ dàng không.
II. Tạo văn bản hiệu ứng:
Tiếp theo chúng ta chuyển sang phần “nhân vật”. Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu hai kỹ thuật và cách sắp xếp các chữ cái để tạo một PowerPoint dễ đọc.1. Sử dụng phông chữ từ 18 trở lên và giữ văn bản trong một dòng.
Loại văn bản nào sẽ được truyền tải đến người nghe? Tôi nghĩ có nhiều điều
kiện khác nhau, nhưng một trong số đó là “sự ngắn gọn”. Mọi người sẽ thấy dễ
đọc hơn nếu câu văn ngắn gọn và không quá dài. Theo tiêu chuẩn, văn bản nên có
khoảng 30 ký tự.
Phương pháp được đề xuất ở đây là đặt phông chữ ở mức 18 trở lên và đặt mỗi câu trên một dòng. Bằng cách này, mỗi câu sẽ tự nhiên có khoảng 30 ký tự và bạn có thể tạo một trang trình bày rõ ràng mà không cần thay đổi dòng. Ngoài ra, bằng cách sử dụng phông chữ lớn, bạn có thể ngăn ngừa các tai nạn như ''phông chữ quá nhỏ để đọc.''
Phương pháp được đề xuất ở đây là đặt phông chữ ở mức 18 trở lên và đặt mỗi câu trên một dòng. Bằng cách này, mỗi câu sẽ tự nhiên có khoảng 30 ký tự và bạn có thể tạo một trang trình bày rõ ràng mà không cần thay đổi dòng. Ngoài ra, bằng cách sử dụng phông chữ lớn, bạn có thể ngăn ngừa các tai nạn như ''phông chữ quá nhỏ để đọc.''
2. Thêm động lực Mọi thứ bạn nói đến trong bài thuyết trình đều phải có một ''điểm quan trọng''.
Ví dụ: giả sử bạn muốn truyền tải phần "60%" trong câu bên dưới.
"Khoảng 60% cơ thể con người là nước"
Lúc này, việc tăng cỡ chữ của phần được đánh dấu sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy phần muốn nhấn mạnh hơn. Tuy đơn giản nhưng nó cho phép bạn truyền tải điều mình muốn truyền tải một cách mạnh mẽ hơn.
Lúc này, việc tăng cỡ chữ của phần được đánh dấu sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy phần muốn nhấn mạnh hơn. Tuy đơn giản nhưng nó cho phép bạn truyền tải điều mình muốn truyền tải một cách mạnh mẽ hơn.
III. Tạo slide hiệu quả bằng cách sử dụng màu sắc:
Cuối cùng, hãy xem xét các kỹ thuật sử dụng màu sắc.1. Giới hạn màu chủ đề của bạn ở mức ba màu
Tôi nghĩ nhiều người sử dụng nhiều màu khi tạo slide. Việc thay đổi màu
sắc rất hữu ích khi bạn muốn nhấn mạnh điều gì đó nhưng bạn lại thấy mình sử
dụng quá nhiều màu sắc?
Đúng là việc thay đổi màu sắc của văn bản có tác dụng, nhưng nếu bạn sử dụng quá nhiều màu sắc, các slide sẽ mất tính nhất quán và bạn sẽ không thể phân biệt được đâu là quan trọng.
Để ngăn điều này xảy ra, hãy cố gắng giới hạn số lượng màu được sử dụng trong một tài liệu thuyết trình ở mức ba. Điều quan trọng nữa là phải gán cho mỗi màu trong số ba màu này một vai trò. Nói chung, người ta nói rằng nên gán cho mỗi màu ba vai trò sau.
Đúng là việc thay đổi màu sắc của văn bản có tác dụng, nhưng nếu bạn sử dụng quá nhiều màu sắc, các slide sẽ mất tính nhất quán và bạn sẽ không thể phân biệt được đâu là quan trọng.
Để ngăn điều này xảy ra, hãy cố gắng giới hạn số lượng màu được sử dụng trong một tài liệu thuyết trình ở mức ba. Điều quan trọng nữa là phải gán cho mỗi màu trong số ba màu này một vai trò. Nói chung, người ta nói rằng nên gán cho mỗi màu ba vai trò sau.
- Màu cơ bản: Màu được sử dụng làm màu nền của tài liệu.
- Màu chính: Màu được sử dụng cho các phần quan trọng của tài liệu, chẳng hạn như tiêu đề và nội dung bạn muốn nhấn mạnh.
- Màu nhấn: Màu được sử dụng cho nội dung mà bạn muốn thu hút sự chú ý đặc biệt hoặc cho các ghi chú cảnh báo.
Về cách chọn màu, PowerPoint có chức năng hiển thị các màu phù hợp với slide
hiện tại là “màu chủ đề” trong phần chọn màu chữ. Nếu bạn không tự tin trong
việc chọn màu thì tại sao không sử dụng chức năng này để chọn ba màu?
2. Tận dụng tốt các đường viền màu trắng
Ngoài việc tăng kích thước phông chữ của văn bản bạn muốn nhấn mạnh, chúng tôi
sẽ giới thiệu những cách đặc biệt để nhấn mạnh nó bằng cách sử dụng màu sắc.
Đó chính là "trắng tay".
Phương pháp này vẫn đơn giản như trước, chỉ cần sử dụng "Hình chữ nhật tròn" AutoShape có màu làm nền và nhập văn bản màu trắng vào bên trong khung. Bằng cách này, bạn có thể mang đến cho người nghe một hình ảnh mạnh mẽ, đặc biệt mới mẻ.
Tốt nhất nên sử dụng những gam màu chủ đạo và màu nhấn nêu trên làm nền.
Phương pháp này vẫn đơn giản như trước, chỉ cần sử dụng "Hình chữ nhật tròn" AutoShape có màu làm nền và nhập văn bản màu trắng vào bên trong khung. Bằng cách này, bạn có thể mang đến cho người nghe một hình ảnh mạnh mẽ, đặc biệt mới mẻ.
Tốt nhất nên sử dụng những gam màu chủ đạo và màu nhấn nêu trên làm nền.